ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ

             KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

1.     GİRİŞ

DEMİDERM MAKİNA-MEDİKAL VE GÜZELLİK MERKEZİ SAN. TİC. İTH. İHR. LTD. ŞTİ.  (“ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ”), kişisel verilerin korunması ve işlenmesinde başta Anayasa’nın 20. maddesinde düzenlenen özel hayatın gizliliğini temel almak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumaya azami önem atfetmektedir. Bu çerçevede ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü (“GDPR”) uyarınca kişisel verilerin hukuka uygun olarak korunması ve işlenmesine özen göstermekte, tüm planlama ve faaliyetlerinde bu anlayışla hareket etmektedir.

Kişilerin, Kişisel Verilerinin güvenliğinin sağlanması ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ’nin öncelikli hedeflerindendir. Bu nedenle, kişilerin Kişisel Verilerinin güvenli şekilde işlenmesi ve bu verilere hukuka aykırı biçimde gerçekleşebilecek her türlü erişimin veya sızıntının engellenmesi amacıyla, yürürlükteki mevzuatlara uyumlu olarak gerekli güvenlik tedbirleri ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ tarafından alınmaktadır.

1.1 POLİTİKA’NIN AMACI

Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nın (“Politika”) amacı, KVKK ve GDPR’ın amacına uygun olarak tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin korunması ve işlenmesinde ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ’nin yükümlülükleri ile uyacağı usul ve esaslar hakkında Kişisel Veri Sahiplerini bilgilendirmektir. Politika’nın amacı doğrultusunda, ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ tarafından gerçekleştirilen kişisel verilerin korunması ve işlenmesi faaliyetlerinde mevzuatlara tam uyumun sağlanması ve Kişisel Veri Sahiplerinin özel hayatın gizliliği ve veri güvenliği hakkının korunması hedeflenmektedir.

1.2 POLİTİKA’NIN KAPSAMI

Bu Politika; gerçek kişi olmak kaydıyla Müşteriler (Hastalar/Danışanlar), Çalışanlar, Çalışan Adayları ve Ziyaretçiler için hazırlanmıştır ve bu belirtilen kişiler kapsamında uygulanacaktır. ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ tarafından bu Politikayı internet sitesinde yayımlama amacı, kişisel verilerin korunması ve işlenmesi faaliyetlerinde ve veri güvenliği konusunda Veri Sahiplerini bilgilendirmektir. Hangi sıfatla olursa olsun tüzel kişilere bu Politika uygulanmayacaktır.

Bu Politika, yukarıda belirtilen Veri Sahipleri için, kişisel verilerinin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ tarafından işlenmesi halinde uygulanacaktır. Verinin aşağıda belirtilen kapsamda “Kişisel Veri” kapsamında yer almaması veya ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetinin yukarıda belirtilen yollarla olmaması halinde bu Politika uygulanmayacaktır.

1.3 TANIMLAR

Bu Politika’nın uygulanmasında kullanılan kavramlar aşağıda yer verilen anlamları ifade eder:

1.4 POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜĞÜ

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ tarafından düzenlenerek 01.12.2023 tarihinde yürürlüğe giren Politika ilkeleri, ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ’ne ait kurumsal web sitelerinde yayımlanarak Veri Sahiplerinin erişimine sunulur.

2.     KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

2.1     KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, KVKK ve GDPR uyarınca kişisel verileri güvenli bir şekilde saklamak, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü idari ve teknik tedbiri alır. Kişisel verilerin güvenliğine ilişkin alınan idari ve teknik tedbirler, Özel Demiderm Polikliniği’ne ait Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda ayrıntılı olarak düzenlenmektedir.

2.2     DENETİM

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, yukarıda açıklanan veri güvenliğinin tesisi ve alınan tedbirlerin düzenliliğini ve devamlılığını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ tarafından alınan teknik tedbirlerin denetimi yılda altı aylık periyodik dönemlerde yetkili kişilerce, idari tedbirler ise ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ’nin yetkilendirdiği kişilerce denetlenir.

2.3     GİZLİLİK

Veri İşleyen’in görevi kapsamında öğrendiği kişisel verileri, KVKK, GDPR ve Politika hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklamaması ve işleme amacı dışında kullanmaması amacıyla ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ tarafından gerekli tüm idari ve teknik tedbirler alınır. Bu bağlamda Klinik çalışanları için KVKK, GDPR ve Politika hakkında bilgilendirme ve eğitim çalışmaları yürütülür, ilgili çalışanların işe alınma süreçlerinin bir parçası olarak gizlilik sözleşmeleri imzalatılır. Yine dışarıdan alınan hizmetleri sunan Tedarikçilere ve Veri İşleyenlere politikalar tebliğ edilerek Gizlilik Taahhütleri alınır.

2.4     KİŞİSEL VERİLERİN YETKİSİZ İFŞASI

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ tarafından işlenen kişisel verilerin kanuna uygun olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, bu durumun KVK Kurulunca belirlenen süreler dahilinde Veri Sahibine ve KVK Kuruluna bildirilmesi için gerekli işlemleri yürütür. KVK Kurulu tarafından gerek görülmesi halinde bu durum KVK Kurulunun internet sitesinde ya da KVK Kurulu tarafından uygun görülecek başka bir yöntemle ilan edilir.

2.5     İLGİLİ KİŞİLERİN YASAL HAKLARININ GÖZETİLMESİ

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, ilgili kişilerin Politika ve Kanun’un uygulanması ile ilgili tüm yasal haklarını gözetir ve bu haklarının korunması için gerekli tüm önlemleri alır.

2.6     ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, Özel Nitelikli Kişisel Verilerin, başkaları tarafından öğrenildiği takdirde Veri Sahibi’nin mağdur olmasına veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek nitelikte veriler olmasının farkındalığında olup bu sebeple hukuka uygun olarak işlenen bu tür kişisel verilerin korunması için, Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemleri hassasiyetle alır. Bu çerçevede; sistemli, kuralları net bir şekilde belli, yönetilebilir ve sürdürülebilir ayrı bir politikaya (Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Güvenliği Politikası) sahiptir.

3.     KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE AKTARILMASI

3.1     KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE AKTARILMASINDA GENEL İLKELER

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ tarafından Kişisel Veriler, KVKK, GDPR ve bu Politikada öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenir. ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, kişisel verileri işlerken aşağıdaki ilkelere uyar.

a)    Hukuka, Dürüstlük Kurallarına ve Şeffaflık İlkesine Uygun Olma

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, kişisel verileri ilgili mevzuatlara ve dürüstlük kuralının gereklerine uygun olarak işler ve bu sınırlar içerisinde kullanır. Dürüstlük kuralına uygun olma ilkesi uyarınca ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, veri işlemedeki hedeflerine ulaşmaya çalışırken ilgili kişilerin çıkarlarını ve makul beklentilerini dikkate alır. Veri Sahibinin beklemediği ve beklemesinin de gerekmediği sonuçların ortaya çıkmasını önleyici şekilde hareket eder. İlke uyarınca ayrıca veri sahibi için söz konusu veri işleme faaliyetinin şeffaf olmasını sağlar; aydınlatma ve uyarı yükümlülüklerine uygun hareket eder.

b)    Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olma

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, Veri Sahiplerinin temel haklarını ve meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin, doğru ve güncel olmasını sağlar. Bu kapsamda verilerin elde edildiği kaynakların belirli olması, doğruluğunun teyit edilmesi, güncellenmesinin gerekip gerekmediğinin değerlendirilmesi gibi hususları özenle dikkate alır. ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, her zaman kişisel veri sahibinin bilgilerinin doğru ve güncel olmasını temin edecek kanalları açık tutar. Kişisel verilerin doğru ve güncel bir şekilde tutulması, ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ’nin menfaatlerini koruduğu gibi Veri Sahibi’nin temel hak ve özgürlüklerinin korunması bakımından da gereklidir.

c)    Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşlenme

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirler ve bu amacın hukuka uygun olmasını sağlar. Amacın hukuka uygun olması, ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ’nin işlediği kişisel verilerin, faaliyet gösterdiği sağlık hizmetiyle bağlantılı ve bunlar için gerekli olması anlamına gelir. ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, belirttiği bu amaçlar dışında başka amaçlarla veri işleme yapmaz. Bu itibarla, kişisel veri işleme amaçlarının açıklandığı hukuki işlem ve metinlerde belirlilik ve açıklık ilkesine uyumda hassasiyet gösterir.

d)   İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı, Ölçülü ve Gerekli Olması

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, işlenen kişisel verilerin, belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli olmasına dikkat eder ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan verilerin işlenmesinden kaçınır. ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ mevcutta olmayan ve sonradan gerçekleşmesi düşünülen amaçlarla kişisel veri toplamaz veya işlemez. Ayrıca işlenen veriyi sadece amacın gerçekleştirilmesi için gerekli olanla sınırlı tutar. Ölçülülük ilkesi kapsamında, veri işleme ile gerçekleştirilmesi istenen amaç arasında makul bir denge kurar.

e)    İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilme

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ ilgili mevzuatta verilerin saklanması için öngörülen bir süre bulunması halinde bu sürelere uyum gösterir; aksi durumda kişisel verileri, ancak işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza eder. ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ tarafından bir kişisel verinin daha fazla saklanması için geçerli bir sebep olmaması durumunda söz konusu veri silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin prosedürler Özel Demiderm Polikliniği’nin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda ayrıntılı olarak düzenlenmektedir. 

f)     Bütünlük ve Gizlilik İlkelerine Uygun Olma

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ tarafından kişisel veriler, kaybolmaya, imha edilmeye, hasara uğramaya karşı veya kişisel verilerin korunmasına ilişkin uygun ölçüde güvenliğin sağlanabilmesi amacıyla gerekli teknik ve idari önlemler alınarak işlenmektedir.

g)    Hesap Verilebilirlik İlkesine Uygun Olma

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, işleme faaliyetlerinde kişisel verilerin korunması kurallarına uygun yükümlülüğünü yerine getirmiş olup herhangi bir şikâyet veya re’sen inceleme geçirdiği takdirde bu önlemlerin alındığını, denetim kurumlarına ispatlayan belgeleri sunabilecektir.

3.2     KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ kişisel verileri Veri Sahibi’nin açık rızası olmaksızın işlemez. Kişisel veriler yalnızca aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde Veri Sahibi’nin açık rızası aranmaksızın işlenebilir:

a)    Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, kanunların açıkça öngördüğü hallerde kişisel verileri Veri Sahibi’nin açık rızasını aramaksızın işleyebilir.

b)    Fiili İmkânsızlık Nedeniyle Rızasını Açıklayamayacak Durumda Bulunan veya Rızasına Hukuki Geçerlilik Tanınmayan Kişinin Kendisinin ya da Bir Başkasının Hayatı veya Beden Bütünlüğünün Korunması için Zorunlu Olması

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, rızanın açıklanamadığı ya da geçerli olmadığı hallerde kişilerin hayat veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel verileri açık rıza aramaksızın işleyebilir.

c)    Bir Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan Doğruya İlgili Olması Kaydıyla, Sözleşmenin Taraflarına Ait Kişisel Verilerin İşlenmesinin Gerekli Olması

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olarak sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olması durumunda, hayatın olağan akışı gereği, bu amaçla sınırlı olmak üzere Veri Sahibi’nin kişisel verilerini açık rıza aramaksızın işleyebilir.

d)   Özel Demiderm Polikliniği’nin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirebilmesi İçin Zorunlu Olması

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, Veri Sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmek için zorunlu olduğu hallerde Veri Sahibi’nin kişisel verilerini açık rıza aramaksızın işleyebilir.

e)    İlgili Kişinin Kendisi Tarafından Alenileştirilmiş Olması

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ; Veri Sahibi’nin kendisi tarafından alenileştirilen, bir başka ifadeyle herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış olan kişisel verilerini, Veri Sahibi tarafından alenileştirilen ve böylelikle herkes tarafından bilinebilecek hale gelen bu tür verilerin işlenmesinde korunması gereken hukuki yararın ortadan kalktığı kabul edilmesi sebebiyle alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işleyebilir.

f)     Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması İçin Veri İşlemenin Zorunlu Olması

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ hukuken meşru bir hakkın kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olduğu hallerde Veri Sahibi’nin kişisel verilerini açık rıza aramaksızın işleyebilir.

g)    İlgili Kişilerin Temel Hak ve Özgürlüklerine Zarar Vermemek Kaydıyla, Kliniğimiz Tarafından Meşru Menfaatleri İçin Veri İşlenmesinin Zorunlu Olması

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, Veri Sahibi’nin KVKK, GDPR ve Politika kapsamında korunan temel hak ve özgürlerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerinin temini için kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olduğu durumlarda Veri Sahibi’nin kişisel verilerini işleyebilir. ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, kişisel verilerin korunmasına ilişkin temel ilkelere uyulması ve ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ ile kişisel veri sahiplerinin menfaat dengesinin gözetilmesi konusunda gerekli hassasiyeti göstermektedir. Meşru menfaatten kasıt; meşru, Veri Sahibi’nin temel hak ve özgürlüğü ile yarışabilecek düzeyde etkin, belirli ve halihazırda mevcut olan bir menfaattir. ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, Veri Sahibi’nin haklarına zarar gelmemesi için ek koruyucu tedbirler almaktadır. Kliniğimizin menfaati ile ilgili kişinin temel hak ve özgürlükleri arasında makul bir denge sağlanmaktadır.

3.3     ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, özel nitelikli kişisel verileri Veri Sahibi’nin açık rızası olmaksızın işlemez. Özel nitelikli kişisel veriler yalnızca aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir:

·        Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

Veri Sahibi’nin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri, kanunların açıkça öngördüğü hallerde Veri Sahibi’nin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.

·        Kamu Sağlığının Korunması, Koruyucu Hekimlik, Tıbbi Teşhis, Tedavi ve Bakım Hizmetlerinin Yürütülmesi, Sağlık Hizmetleri ile Finansmanının Planlanması ve Yönetimi Amacıyla

Veri Sahibi’nin, sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenebilir.

3.4     KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMA ŞARTLARI

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, kişisel verileri gerekli güvenlik önlemlerini alarak KVKK’nun 8. ve 9.  maddeleri ile GDPR 45. Ve 49. maddeleri uyarınca aşağıda belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak üçüncü kişilere aktarabilmektedir:

• Veri Sahibi’nin açık rızasının olması,
• Kanunlarda kişisel verinin aktarılmasına ilişkin açık bir düzenleme olması,
• Veri Sahibi’nin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel veri aktarımının zorunlu olması ve ilgili kişinin fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyor olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılmasının gerekli olması,
• ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ’nin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımının zorunlu olması,
• Kişisel verilerin, Veri Sahibi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri aktarımının zorunlu olması,
• Veri Sahibi’nin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ’nin meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımının zorunlu olması.

Özel nitelikli kişisel veriler ise, aşağıdaki şartlardan birine dayalı ve sınırlı olarak yeterli önlemler alınmak kaydıyla aktarılabilmektedir:

• İlgili kişinin açık rızasının olması,
• İlgili kişinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri söz konusuysa kanunlarda bu verilerin aktarılmasına ilişkin açık bir düzenleme olması.
• İlgili kişinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri söz konusuysa bu veriler kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından aktarılabilir.

4.     KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ VE VERİ KONUSU KİŞİ GRUPLARI

4.1     Kişisel Veri Kategorileri

Kişisel veriler ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ tarafından aşağıdaki şekilde kategorilendirilerek işlenmektedir:

4.2     Veri Konusu Kişi Grupları

Bu Politika ve Kanun’un korumasından sadece gerçek kişiler faydalanabilmektedir. Bu kapsamdaki kişisel veri sahipleri aşağıdaki şekilde gruplandırılmıştır:

5.     KİŞİSEL VERİLERİ TOPLAMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ

5.1     KİŞİSEL VERİLERİ TOPLAMA YÖNTEMİ

Kişisel Verileriniz, ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ tarafından yetkilendirilen gerçek ya da tüzel kişiler tarafından “VERİ İŞLEYEN/İŞLEYİCİ” sıfatıyla; sözlü, yazılı, kamera ve fotoğraf kaydı alınmak sureti ile fiziki ve elektronik ortamda kaydı tutularak, KVKK ve GDPR’ın öngördüğü durumlarda açık rızanızın alınması sureti ile işlenmektedir.

• İş başvuru formları,
• Personel bilgi formları,
• ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ’ne ibraz edilen muhtelif belgeler,
• ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ’ne iletilen posta ve e-postalar,
• Kurumsal telefonlar,
• Fotoğraf/Video kayıtları,
• Web Siteleri,
• Hasta Aydınlatma Formları,
• Tahlil Sonuçları,
• Sağlık Bilgi Formları,Sunucusu Yurt Dışında bulunan hizmet sağlayıcıları (whatsapp/instagram/facebook/messanger/linkedin/youtube/zoomus/Google/Hotmail/yahoo vs.).

5.2     KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASININ HUKUKİ SEBEBİ

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ kişisel verileri, Kanun’un 5. ve 6. maddeleri ile GDPR 6. Ve 9. maddeleri uyarınca aşağıda belirtilen hukuki sebeplerden birine dayanarak toplamaktadır:

• İlgili kişinin açık rızası,
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi;
• Kişisel verinin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Veri Sahibi’nin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri söz konusuysa bu veriler kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi, operasyon ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla olması,
• ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ’nin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ tarafından meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

6.     KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

6.1 Veri Konusu Kişi Gruplarının Kişisel Veri Kategorilerine İlişkin İşlenme Amaçları İle Eşleştirilmesi

Yukarıda tanım ve kapsamları verilen veri konusu kişi gruplarının kişisel veri kategorilerine ilişkin işlenme amaçları ile eşleştirilmesi aşağıda sunulmaktadır:

• Çalışan Adayı

Veri Kategorileri: Kimlik, İletişim, Özlük, Mesleki Deneyim, Fiziksel Mekan Güvenliği

İşleme Amaçları: Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Çalışan Adayı Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi, Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi, Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Hasta/Danışan

Veri Kategorileri: Kimlik, İletişim, Mali, Müşteri İşlem, Fiziksel Mekan Güvenliği, Sağlık Verisi, Biyometrik Veri

İşlenme Amaçları: hasta dosyası oluşturabilmek, muayene, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi, operasyon ve bakım hizmetlerini yürütebilmek, tıbbi teşhis, tedavi ve operasyon süreçleri sonrasında sağlık kontrollerini gerçekleştirebilmek, hastalarla birebir iletişime geçebilmek, randevu süreçlerini yönetebilmek, hasta memnuniyeti ve talep yönetimini gerçekleştirebilmek, hukuki ve akdi yükümlülükleri yerine getirebilmek, ilgili mevzuatı gereğince saklanması gereken sağlık verilerinize ilişkin bilgileri belirlenen süreler dahilinde muhafaza edebilmek, klinik güvenliğini sağlayabilmek, tedavilerin doğru şekilde yapılabilmesi amacıyla gerektiğinde bir diğer ilgili uzman hekimden konsültasyon alabilmek, sağlık turizmi kapsamındaki mevzuata uygun olarak yasal yükümlülükleri yerine getirebilmek, sağlık turizmi çerçevesinde gelen hastaların/danışanların transfer ve konaklama hizmetlerini planlayabilmek, tıbbi tedavi ve uygulamalara ilişkin yenilikleri duyurulabilmek, uygulanan tıbbi işlemler hakkında 3. Kişileri tıbbi açıdan bilgilendirebilmek, Uluslararası Sağlık Turizmi Teşvik mevzuatı çerçevesinde uygulanan tıbbi uygulamalara ilişkin tanıtım ve pazarlama faaliyetlerini yürütebilmek, sağlık hizmetleri ile finansmanını planlayabilmek ve yönetebilmek, doktor ile hasta arasında kurulan hukuki ilişkiden doğan sorumlulukları yerine getirebilmek, mali ve idari yükümlülükleri yerine getirebilmek, teknik ve ticari güvenliği sağlayabilmek ve kamusal yükümlülükleri yerine getirebilmek.   

• Çalışan

Veri Kategorileri: Kimlik, İletişim, Özlük, Finans, Sağlık, Görsel ve İşitsel Bilgiler, Fiziksel Mekan Güvenliği,

İşlenme Amaçları: Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi, Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi, İş Sağlığı/Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi

• Ziyaretçi

Veri Kategorileri: Fiziksel Mekan Güvenliği

İşlenme Amaçları: Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

6.2 Fiziksel Mekânlarda Gerçekleştirilen Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri

Kliniğimizin güvenliğinin sağlanması amacıyla giriş-çıkışlar kayıt altına alınmakta, randevu takip sistemi kullanılmaktadır. Çalışanların veri işleme faaliyetinde bulunması ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ tarafından oluşturulan yetki matrisi dahilinde gerçekleştirilmekte ve çalışanlarla gerekli gizlilik sözleşmeleri imzalanmaktadır.

6.3     İnternet Sitesinde Gerçekleştirilen Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri

İnternet sitemizi ziyaret eden çevrimiçi ziyaretçilerin trafik bilgileri bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi amacıyla otomatik olarak işlenmektedir. Öte yandan, 5651 Sayılı Kanun ve sair mevzuat uyarınca yer sağlayıcıların internet sitesi trafik bilgilerini kayıt ve saklama yükümlülüğü bulunmaktadır.

6.4 Haberleşme Kanalları Üzerinden Gerçekleştirilen Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri

Telefon, e-posta vb. kanallarla yapılan haberleşmeler ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ tarafından iş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi ile talep/şikayetlerin takibi amacıyla denetlenmekte ve kaydedilmektedir.

Veri Sahiplerinin bu kanalları yalnızca iş faaliyetleri kapsamında kullanması gerekmektedir.

7.     KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMA AMAÇLARI VE AKTARILDIĞI KİŞİLER/KURULUŞLAR

7.1     Kişisel Verilerin Aktarılma Amaçları

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, kişisel verileri KVKK’nın 8. ve 9. Maddeleri ile GDPR 45. ve 49. maddelerinde belirtilen şartlar çerçevesinde aşağıdaki amaçlarla sınırlı olarak aktarmaktadır:

• Muayene, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi, operasyon ve bakım hizmetlerinin yürütebilmesi,
• Komplikasyon süreçlerinin yönetilebilmesi,
• Konsültasyon alınabilmesi,
• Sağlık Bakanlığı Mevzuatları gereği yükümlülüklerin ifa edilebilmesi,
• Uluslararası Sağlık Turizmi Mevzuatları gereğince yükümlülüklerin ifa edilebilmesi,
• Sağlık Turisti hastaların ulaşım, konaklama, tercüman ihtiyaçlarının giderilebilmesi,
• İl Sağlık Müdürlükleri, İlçe Sağlık Müdürlükleri nezdinde idari yükümlülüklerin ifa edilmesi,
• Sunulan sağlık hizmetleri ile ilgili 3. Kişilerin tıbbi açıdan bilgilendirilebilmesi,
• Uluslararası Sağlık Turizmi Teşvik Mevzuatları kapsamında sunulan sağlık hizmetlerinin tanım ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülebilmesi,
• Çalışan Adayı Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi,
• Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi,
• Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi,
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi,
• İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Veri güvenliğinin sağlanabilmesi ve denetlenebilmesi,
• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi.

7.2     Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler/Kuruluşlar

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, kişisel verileri aktarılma amacının gerektirdiği veri konusu kişi grupları ve verilerle sınırlı olarak, mevzuatın öngördüğü her türlü idari ve teknik güvenlik tedbirlerini uygulamak suretiyle aşağıda belirtilen kişi ve kuruluşlara aktarabilmektedir:

• Konsültasyon amacıyla diğer uzman hekimlere,
• Sigortalı Çalışanlarına,
• Tedarikçilerine,
• Mali Müşavir, Vergi ve Finans Danışmanları ve Denetçileri
• Hukuk Danışmanı
• Veri Tabanı (Server) Sağlayıcıları
• “Klinik Yönetim Yazılım Sistemi” Hizmet Sağlayıcıları
• Tercümanlar
• Web Danışmanı
• Yurtdışı Tanıtım Danışmanı
• Destek Yönetim Sistemi (DYS) Yetkilisi
• Veri Koruma Görevlisi
• IT Danışmanı
• Turizm Acentaları
• Kanunlar çerçevesinde yetkilendirilmiş Kamu Kurum ve Kuruluşlarına,
• Yargı Makamlarına.

8.     KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI VE SAKLANMA SÜRELERİ

8.1     Kişisel Verilerin İmhası

• Diğer kanunlarda kişisel verilerin imhasına ilişkin yer alan hükümler saklı kalmak kaydıyla ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, KVKK ve diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlemiş olduğu kişisel verileri, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine siler, yok eder veya anonim hale getirir.
• Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.
• Verilerin yok edilmesi; kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.
• Verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin maskeleme, değişken çıkartma, genelleştirme vb. tekniklerle başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.

8.2     Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, kişisel verileri kanunlarda ve sair mevzuatta öngörülen süreler uyarınca saklamaktadır. Kanunlarda ve sair mevzuatta öngörülen bir saklama süresi bulunmuyorsa, kişisel veriler, Özel Demiderm Polikliniği’nin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak o kişisel veriyi işleme amacının gerçekleşmesi için gereken süre kadar saklanmakta, daha sonra periyodik imha süreleri çerçevesinde silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

9.     KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN KVKK VE GDPR UYARINCA HAKLARI

9.1     VERİ SAHİBİ’NİN GDPR UYARINCA HAKLARI

Veri Sahibi olarak Kişisel Verileriniz GDPR uyarınca da korunmaktadır. GDPR’ın yetki alanına girildiği hallerde (Avrupa vatandaşları veya Avrupa’da ikamet edenler) Veri Sahiplerinin hakları şu şekildedir;

• Erişim Hakkı (GDPR madde 15): Veri sahibi, kendisi ile ilgili kişisel verilerin işlenip işlenmediğini ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ’ne başvurarak teyit etme, kişisel verilerin işlenmesi halinde GDPR m.15’de yer alan detayları öğrenme hakkına sahiptir.
• Düzeltme Hakkı (GDPR madde 16): Veri Sahibi, ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ uhdesinde bulunan ve tarafına ait değişen kişisel verilerin her zaman için tarafımıza başvurarak düzelttirme hakkına sahiptir.
• Silme Hakkı (GDPR madde 17): Veri Sahibi, ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ uhdesinde tutulmakta olan kişisel verilerinin silinmesini talep etme hakkına sahiptir. GDPR madde 17’de belirtilen hususlar meydana geldiği takdirde ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ tarafından, kişisel verileriniz, gecikmeye mahal verilmeksizin silinecektir.
• İşlemenin Kısıtlanması Hakkı (GDPR madde 18):
• Veri Sahibi, Kişisel Verilerin güncelliği konusunda itiraz etmesi halinde, ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ tarafından Kişisel Verilerin doğruluğu teyit edilene kadar, Veri Sahibi, verilerin kullanımının kısıtlanmasını talep etme hakkına sahiptir.
• Kişisel Veri işlenme faaliyetinin yasa dışı olması ve Veri Sahibi’nin Kişisel Verilerin silinmesine itiraz etmesi halinde Veri Sahibi, verilerin kullanımının kısıtlanmasını talep etme hakkına sahiptir.
• ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ tarafından kişisel verilerinize ihtiyacımızın kalmamasına rağmen haklarınızı kurmak, yürütmek istediğimiz takdirde Veri Sahibi, verilerin kullanımının kısıtlanmasını talep etme hakkına sahiptir.
• ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ’nin meşru sebeplerinin, Veri Sahibi’nin meşru sebeplerine ağır basıp basmadığı doğrulanana kadar, Veri Sahibi GDPR 21/1 maddesi uyarınca işleme faaliyetine itiraz etmesi halinde, verilerin kullanımının kısıtlanmasını talep etme hakkına sahiptir.
• Veri Taşınması Hakkı (GDPR madde 20): Veri Sahibi, teknik olarak mümkün olduğu taktirde, ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ uhdesinde tutulmakta olan Kişisel Verilerini her zaman için tarafımıza başvurarak başka bir kontrolöre, aktarılmasını talep etme hakkına sahiptir. Ancak, iş bu hakkınızı veri işlenmesinin rızanıza dayandığı zamanlarda veya sözleşmenin gerektirdiği hallerde kullanabilirsiniz.
• İtiraz Hakkı (GDPR madde 21):
• Veri Sahibi, GDPR Madde 6(1)’in (e) veya (f) bentleri kapsamında profilleme dâhil olmak üzere Kişisel Verilerin işlenmesine, özel durumuyla ilgili gerekçelere dayanarak itiraz etme hakkına sahiptir. ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, Veri Sahibinin menfaatlerinin, haklarının ve özgürlüklerinin üzerinde olan veya yasal bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması gibi güçlü bir meşru neden gösteremezse, Kişisel Verilerinizi işleyemez.
• Veri Sahibi, Kişisel Verilerin doğrudan pazarlama amaçları ile işlendiği durumlarda, pazarlama için Kişisel Verilerin işlenmesine, söz konusu doğrudan pazarlamayla ilgili olduğu ölçüde profilleme de dâhil olmak üzere, her zaman itiraz etme hakkına sahiptir.
• Veri Sahibi, doğrudan pazarlama amaçlarıyla Kişisel Verilerin, işlenmesine itiraz ettiği takdirde Kişisel Veriler artık bu tür amaçlar için işlenmeyecektir.

9.2     VERİ SAHİBİ’NİN KVKK UYARINCA HAKLARI

Kişisel Verisi işlenen gerçek kişilerin KVKK’ nun 11. maddesi uyarıca sahip olduğu haklar aşağıdaki gibidir;

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Veri sahiplerinin, yukarıda sıralanan haklardan kullanmak istedikleri haklar ya da talepler olması durumunda; KVKK’nın 11. Maddesinde belirtilen haklardan hangisini kullanmayı talep ettiklerini açık ve anlaşılır bir şekilde belirttikleri yazılı başvurularını, ıslak imzalı olarak ve kimliklerini ispat edecek belgelerle birlikte, ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ adresine bizzat elden sunabilirler, noter kanalıyla gönderebilirler veya güvenli e-imza ile imzalayarak “info@demiderm.com.tr” ve/veya “demiderm@hs01.kep.tr” mail adreslerine iletilebilirler veyahut KVKK’da belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilirler. Başvurularda, ad-soyad, imza, T.C. kimlik numarası/pasaport no/geçici kimlik no, ikamet veya işyeri adresi, e-posta adresi, telefon ve faks numarası, talep konusu unsurlarının bulunması “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca zorunludur.

ÖZEL DEMİDERM POLİKLİNİĞİ, talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.

YÜRÜRLÜK TARİHİ           : 01.12.2023

GÜNCELLEME TARİHİ       : 01.12.2023